在院领导的带领下，在机关各部门的大力支持下， 2004年办公厅全体同志紧密围绕院2004年工作要点确定的任务和厅里制定的工作计划，团结协作，克服困难，扎实工作，保证了机关的正常运转，良好地完成了全年的各项任务。
　　一、2004年主要工作情况
　　（一）认真做好行政工作，保证机关正常运转
　　一年来，为保证院领导和院机关正常开展工作，办公厅同志们做了大量有成效的行政工作。
　　1、做好院领导日常行政事务性服务工作。协助院领导处理各类文件、办理各种回函回信，落实和督办院领导批示共500多项。协调院领导出席中央、国务院及有关部委和地方召开的各类会议、各种活动，落实各项活动的具体安排，协助制作多媒体演示文件，陪同院领导公务出差等，全年累计超过 200余次（院领导出席的会议多，经常因临时变化需重新协调、安排）。全年编报《每周工作日程安排》48期，及时把全院重要活动信息提供给院领导和机关各部门。根据院领导的实际情况及时安排午餐、看病、订购机票等事务性工作，保证了院领导日常工作的顺利进行。
　　2、做好会务工作。负责承办了院庆十周年纪念大会和第七次院士大会的会务工作，针对到会院士多、邀请嘉宾多，集体活动多和要求高等特点，加强了与有关单位（中办、国办、人民大会堂、宾馆、医院、交通、公安等）的联系与合作，较好地解决了住宿、就餐、交通、会场、医疗保健、安全保卫等问题，认真做好各项会前准备和会议服务工作，克服了重重困难，保障了院士大会及院庆十周年纪念会的圆满召开。还承办了京、津、冀院士新春茶话会的会务工作，不但请了专业文艺团体演出，还配合学部组织了部分院士参与，形式活泼多样，收到了良好的效果。
　　全年共承办院内会议102次，包括会前的材料与会务准备、完成会议纪要等。具体会议是：主席团会4次、党组会21次，院常务会17次，院长办公会2次，机关党委会14 次，机关办公会16次，办公厅厅务会28次。
　　作为院对外联系的窗口，办公厅日常与各部委联系工作繁重，全年出席院外各类会议共150余次，会后还要做好贯彻落实会议精神的有关工作。主要的会议单位有：中办、国办、中组部、统战部、人事部、中央国家机关工委、中央国家机关纪工委、财政部、卫生部、国管局、保密局、档案局、信访局、安全局、公安局、交管局、综合治理办等。
　　3、保证公文正常运转。办公厅是院机关公文运转的枢纽，负责院公文的收发、登记、传阅、归档、保管和机要交换等工作。按照公文办理程序，全年共办理院发文、函及党组文件144件；院、厅发文核稿共计187 件；各种文件的登记、传阅、保管等3000余次；文件打印300多件，办理院章、党组章的审批、登记、使用170余次，厅章180余次，办理院机关局、处级单位更换印章19枚；全年收发的机要交换文件总量为25000余件，本年度交换文件无差错。院办被评为中央国家机关交换文件“优秀交换集体”。
　　4、编印重要资料。在机关各部门的积极配合下，为院庆十周年编辑出版了《中国工程院1994-1998年年鉴》，编写了《1994-1998年大事记》，全书共计100万字，填补了我院建院初期文字资料的空缺；还编辑出版了《中国工程院2003年年鉴》，编写了《2003年大事记》，全书共计70万字。
　　完成了《中国工程院院士通讯》全年12 期的编辑出版和发行工作，完成了办刊的各项后勤事务性工作。为进一步办好刊物，举办了一次全国性的特约通讯员座谈会，开展了诗文书画和摄影作品评选活动。
　　5、保密工作。作为院保密办公室，承担院保密委员会的日常工作。根据院保密委员会的要求，结合我院的实际情况，修订了《中国工程院保密规定（试行）》；制定了《关于严禁将涉密文件资料上国际互联网的规定》,并对全院计算机的涉密情况进行了2次安全检查。组织机关工作人员观看保密教育片，进行保密教育，提高大家的保密意识。全院未发生失密、泄密事件。
　　6、档案与信访工作。2004年整理归档的文件档案53卷、照片档案3卷册，提供利用260余次。特别为院庆十周年的各项活动，如出版《十载征程百年伟业》、举办《院庆十周年展览》等，提供了大量的图片和文字资料。国家档案局检查组对我院档案管理工作进行现场检查，给予了充分肯定和好评。
　　全年妥善办理信访函件287件，接待个人来访300余人次，全都妥善送离。每月按要求及时上报信访工作报表等，全年未发生因处理不当，引发上访干扰机关工作的情况。
　　（二）不断提高服务质量，努力提供后勤保障
　　1、计算机及网络的维护管理工作。随着办公自动化的不断发展，院机关对计算机及网络的依赖性越来越强。由于2004年网管人员有变动，首创网络公司破产，给网络维护工作带来了极大困难。我们克服了许多困难，及时解决了互联网传输和电子邮件中的问题，完成了我院网络转入北京通信，更换网络系统的全部配置，每台设备逐一调试，保证各部门正常办公的需要。
　　（1）保证了国务院电子公文传输网络的安全使用和日常文件的收发。（2）保证了院机关使用互联网络、全体院士使用电子邮件的畅通。（3）制定了《中国工程院互联网站管理办法》。（4）网站的建设和维护方面，在新网站建了18个一级栏目，70个二级栏目，将原网站的内容全部转到新网站。全年共制作发布网页信息1423幅，其中单一页面制作106幅，制作发布图片信息137幅，网站发布的文字约1200万字；开发了办公自动化网络的部分功能；及时排除计算机出现的故障，全年累计维修计算机500台次。
　　2、资产管理工作。（1）开展固定资产情况清查与登记工作。2004年成立了资产清查小组，对我院自建院以来固定资产的情况做了初步地清查与登记，取得了阶段性的工作成果，并起草了资产管理办法初稿，待讨论完善后执行。（2）开展资源节约活动。贯彻国管局节约资源的精神，向机关发出了 “资源节约”的倡议书，开展了院士大会出席证的回收再利用等节约活动。（3）做好办公用品的采购、发放和管理工作。根据机关各部门提出的要求，办公厅努力做到及时采购和发放。全年共发放各类办公用品1173次，为院机关采买30多台台式电脑和笔记本电脑、传真机、打印机、复印机等办公设备，保障了正常办公的需求。（4）调整办公用房。为新到任的局级干部调配办公用房，配备办公家具，保证了工作需要。（5）完成职工住房的配售工作。国管局2004年配售给我院9套经济适用住房。根据国管局的要求，院机关成立了经济适用住房配售工作组，制定了我院经济适用住房的配售办法。具体承办了 14次配售工作会议，经过三榜公布，有7人购得新房，后续工作还在进行中。
　　3、后勤服务工作。（1）车辆管理：全年安全行驶23万公里，无重大责任事故。车队加强了日常的学习和安全检查工作，提出八要、八不要，提倡热情周到的服务精神，较好地完成了行车任务，在安委会的多次安检中，达到验收标准。被评为区交通安全先进单位，黄振忠同志为先进个人。（2）报刊收发及图书资料工作：及时为院领导和机关各单位订购报刊杂志并认真做好每天的收发工作。全年订阅报刊杂志160多种，收发报刊128845份，信函35000件，图书资料室全年为全院职工办理了借阅、查询图书资料156次，新购置图书131种。（3）值班与安全保卫：认真做好院值班室的日常工作和安全保卫工作。值班室保证24小时不断人，坚持值守应急。认真安排节假日值班、领导带班和节前安全检查。2004年连续发生多起冒用院领导名义推销书籍等物品的事件，我们及时采取措施，如及时与属地派出所建立联系，及时下发通知，和科学院联合发文等，与学部工作局相互配合，事件最后得到了控制。（4）日常后勤工作：为机关正常运转提供及时服务和后勤保障。如为保证全院职工午餐，每月按时统计、及时购买并发放饭票；联系采买并发放节日物品；联系制作贺年卡；更换报箱和办公室门牌；支付职工供暖费用；组织到密云绿化基地参加植树活动；组织2004年献血工作等。
　　4、基建工作。在院领导的直接领导下，和借调我院基建办工作的同志一起克服了重重困难，取得了前期工作的可喜成果，如取得开工许可证，完成施工招标和监理招标工作等。
　　（三）落实财政改革精神，逐步规范财务工作
　　我们认真贯彻财政改革精神，实行了部门预算、国库集中支付和政府采购制度，认真按照新制度的要求规范我院的财务工作。
　　1、逐步完善预算工作，项目经费实现合理调整。在机关各部门的大力支持下，完成2005年的预算编制工作。积极争取经费，保证工作需要，己落实经费12,352万元(含基建和基本支出)，在保证重大咨询、外事等项目经费基本落实的情况下，经常性经费增长45%，如院士活动经费、计算机网络经费等，为以后的预算工作打下了良好的基础。另外，项目经费的预决算制度逐步完善，机关工作人员的预算观念逐步增强，项目经费的预决算工作逐步规范。
　　2、按国库集中支付的要求，认真做好日常经费核算工作。2004年实际核算管理经费1.6亿，比2003年的6,545万元增长145%（不含横向资金）。总经费的大幅增加，也大大增加了工作量。特别是我院承担了一些重大咨询项目，有许多院士和专家参加，经常需要及时支出，保证项目的正常进行。计财处在人员没有增加的情况下，通过辛勤劳动，做好大量核算工作，及时满足各项工作对经费的要求，保证了我院各项工作的顺利进行。
　　全年提取现金130次，共计650.2万元。签发支票980张，经费拨款280次。到医保中心办理公费医疗报销100人次，约3万元。代扣代缴个人所得税2522人次，平均每月210人次。其中工资薪金代扣代缴664人次、咨询劳务代扣代缴1858人次，代扣代缴个人所得税58.87万元。审核原始凭证4万多张。此外、还承担院士津贴发放、统计及报送等工作。
　　3、加强相互沟通, 增进相互理解。过去计财处同项目资金代管单位的沟通机会少，2004年注意转变工作作风，加强相互沟通。除加强日常沟通外，还利用项目组集中活动的时间，先后到油汽、矿产、东北水、城市化、“十一五”规划等项目，就相关财务问题与工作层面的同志进行沟通，收到了良好的效果。
　　4、我院逐步规范化的计划财务工作得到审计署的认可。 由于院各级领导的重视，审计部门的监督，计划财务人员规范操作，我院职工财经法纪观念的增强，工作逐步规范，几年来没发生重大违法违纪事件。在 2004年审计风暴中，我院被审计署列入整改好的单位，在审计工作会上，被李金华审计长点名表扬。
　　（四）推进人事制度改革，加强机关队伍建设
　　1、公开招聘干部。根据党组要求，按照工作程序，承办了多批干部招聘工作，做了大量具体工作。（1）批次多：公开招聘学部工作局局长；院机关局、处级干部竞聘上岗；院机关内部招聘处以下干部；面向社会公开招聘网管专业人员；面向社会公开招聘机关干部工作等。（2）程序多：从刊登招聘启事到报名、资格审查，组织笔试（联系出题、制卷、阅卷）、面试、群众测评、准备材料、考察了解、初步筛选、领导审定等，有 16道工作程序。（3）人数多：如组织面向社会公开招聘机关干部的工作。共收到报名材料745份，电话咨询达到500多人次。在院机关各部门的大力支持下，圆满地组织了10 个考场的笔试、8场面试和多次面谈，面试人数近80人。目前，我们正抓紧时间，协同各部门对面试筛选出的人员进行考察调档，力争早日完成招聘工作。
　　2、贯彻中央人才会议精神，做好服务工作
　　会同学部工作局完成中组部、人事部有关文件征求意见稿的反馈、文件落实等工作。先后起草并报送《中国工程院关于人才工作有关情况的报告》等5个报告。配合中组部等单位，与学部工作局共同组织了“院士专家东北行”分赴东北三省开展考察、咨询、学术活动等。受到中组部人才局领导的表扬。
　　3、认真做好日常人事与劳资工作
　　（1）干部任免与年度考核工作。按照中央《党政领导干部选拔任用工作条例》和院党组要求，完成了14名处级干部试用期满的公示、测评、考察、任免等工作。上报有关报告、干部任免请示、备案报告，干部考察、公示、测评材料等文件22份；完成了5位院领导和院士在社会兼职的有关报告和相关的协调服务工作；承办了对机关干部和借聘用人员的年度考核工作和中管干部的年度考核服务工作。
　　（2）学部工作局处级干部轮岗工作。按照党组要求，配合学部工作局，完成了该局处级干部的轮岗。为此，我们除办理相关任免手续外，还积极配合有关领导，做轮岗干部的思想工作，努力使大家愉快地到新岗位工作，并为下一步干部轮岗积累了一定的经验。
　　（3）接收转业干部工作。根据党组意见，我们陆续选调了2位转业干部。其中网络管理员一职，我们首先面向社会公开招聘，没有物色到合适人选后，又到国务院军转办，从三千余份转业干部的档案材料中选出14名干部，经过笔试和数次面试，接收了一位转业干部到网管岗位工作。
　　（4）退休干部工作。到目前为止，我院退休干部已有7人。为做好服务工作，关心退休干部的生活和福利。我们在力所能及的范围内，为他们安排体检、订阅书报、打预防针等。去年还调整了退休干部工资、补贴等福利待遇。退休干部本人及家属生病住院，也及时派人探望。
　　（5）短期借调人员工作。为配合各部门完成各项工作，尤其是为院士大会工作和院机关组织的各项工作，办理借调人员等来院帮助工作25人次。
　　（6）职称评审和干部培训。协助院高级职称评审委员会，组织完成了院机关职工的职称外语考试和有关人员的高级职称任职资格的评审工作。承办了院领导和机关干部培训的相关安排与协调服务工作。
　　（7）统计工作。完成我院向中央组织部、国家人事部上报的各类报表及报告，被人事部评为干部和工资统计优秀报表单位。此外，还积极配合机关其它部门完成各项统计工作。如配合综合处完成机关经济适用住房配售；国家统计局统计机构调查表；财政部预、决算中机构编制统计报表等。
　　（8）劳资工作。根据政策，结合实际，及时完成了院机关各类人员工资或补贴核定，职务工资、岗位津贴、绩效津贴的调整等工作，共下发工资调整表66件，总计323人次；为机关各类人员发放节日补贴、年终双薪等441人次；对机关工作人员连续两年考核合格的37人晋升一级工资档次，对借聘人员也按照院有关规定增加了工资。
　　（9）医疗保健与计生工作。为机关享受医疗照顾的干部完成了注册、登记，换发新《干部医疗证》的工作。加强与科协的联系，提供院机关干部小病就医方便，与北京铁路总医院、海淀区及街道公费医疗办等加强工作联系。做好日常相关的医疗统计上报、经费核算，干部调动等医疗工作。
　　认真做好计划工作，年初就与国管局和街道办事处签订《计划生育目标管理责任书》，定时将计生用品发放到人，并做好指导工作。对新来院的同志及时办理计生手续、建立帐卡。按有关文件，对符合条件的独生子女父母给予奖励。在六·一节慰问独生子女家长。配合《人口与计划生育法》的贯彻实施，组织全院职工参加了中央国家机关《婚育新风进万家知识竞赛》活动，答卷率达到100%，通过答卷，向大家宣传并普及了计划生育和婚育知识，由于工作扎实，我院评为国家机关2004年度计划生育先进集体、
　　（10）其它。完成了《中央国家机关政府机构名录》的修订工作；协助国际部，办理了院领导、院士和机关人员的出国政审手续等65人次。
　　此外，办公厅各处室还认真完成了院领导交办的其他各项临时性工作: 如历时半年的院徽征集评选工作；组织院士参加北京市科技周活动等；处理刘效北同志去世的善后工作；组织院领导和全体职工为“幸福工程”募捐，为希望小学购买并赠送书包文具，为灾区捐款等。
　　（五）坚持以人为本原则，努力为大家办实事
　　1、为院机关全体在编职工购买交通意外伤害保险。
　　2、与北京铁路总医院、海淀区公费医疗办、羊坊店街道公费医疗办等加强工作联系，为院机关工作人员争取了医疗费补贴。
　　3、与中央办公厅老干部局等有关单位联系，在学部工作局办公室的配合下，为我院在京院士统一办理了在京院士活动证，共办理院士主证58张，院士家属副证144张。
　　4、与中央组织部、中编办、国家人事部、国务院机关事务管理局、国家发改委、卫生部、北京协和医学院、肿瘤医院、301医院、北京市医保中心等单位多方联系、致函，甚至登门拜访，解决院领导和院士在办公、住房、用车、医疗等方面的困难。
　　5、组织全院在编职工进行体检，并在体检后请专家针对结果向大家讲解了有关健康、保健常识。对在体检中查出个别问题的职工，及时督促他们认真检查、积极治疗。
　　6、为进一步保证职工身体健康，夏季为职工发放防暑降温用品；秋季为职工购买并注射进口流感疫苗。
　　7、为金家村职工开班车；与有关单位多次联系办理金家村房产证问题。
　　8、在暑期，组织机关工作人员分两批到承德进行休整。
　　9、组织机关开展形式多彩的文体活动。
　　10、为解决个别干部夫妻分居两地的后顾之忧，与人事部多次联系，申请办理户口调转手续。为此，准备并上报了十余种材料，为该同志解决了家属进京户口问题。
　　（六）落实院党组和中央国家机关工委的部署，做好机关党建工作（略）
　　（2005年 1月17日院机关党员大会上已作详细总结）
　　二、2005年重点工作考虑
　　办公厅是我院对外联系的窗口，是机关行政工作运转的枢纽和后勤保障，是机关财务、人事、党务和干部管理的职能部门。面对繁杂的工作任务，我们要十分重视加强办公厅自身建设，要进一步树立全局观念，提高服务意识，坚持务实精神，增强效率观念，加强团结协作，保证机关工作正常运转。
　　1、加强行政后勤管理，提高服务保障水平
　　要保证机关正常运转不出差错，认真做好两次增选会议及其他会议的会务工作，为院领导和院机关各部门做好服务工作，要加强学习，提高素质，加强行政和后勤管理，提高服务保障水平。推进工程院信息化建设，保障国务院办公网络系统的正常运行，为院士的学术交流提供便捷平台，开发和完善机关办公自动化系统，为提高办公效率创造条件。
　　2、为建设综合办公楼，做好相关准备工作
　　按照工程建设程序及相关规定，搞好综合楼的建设，提前做好综合楼的搬迁准备工作，完善相应的规章制度，加强规范化管理，推进后勤服务社会化进程。
　　3、加强财务管理工作，提高资金使用效率
　　继续加强工程院预算改革，建立同工程院的职能、体制、目标、任务相适应的经费管理制度，完善重大咨询项目和大型活动经费管理制度， 加强管理、合理配备、勤俭节约、提高资金和资产使用效率。
　　4、深化人事制度改革，加强干部队伍建设
　　按照党组要求，继续贯彻人事制度改革精神，加强干部队伍建设，继续完善机关人事管理的各项制度，细化各部门岗位设置和职责分工，做好新调入干部上岗培训，继续加强在职干部的岗位培训和业务培训，提高干部素质。
　　5、完成党组交办任务，做好党委日常工作
　　做好院党组会、党组中心组学习和民主生活会的各项服务工作；贯彻落实院党组和中央国家机关工委下达的各项指示。
　　配合院共产党员先进性教育活动领导小组，做好院先进性教育活动办公室的各项日常工作。同时，要搞好办公厅的先进性教育活动。
　　做好机关党委（纪检、监察）日常工作，协助机关党委成立工会、妇委会，并做好群众和统战等工作。