2009年，在院党组的领导，在机关各部门的大力支持，在办公厅全体同志的共同努力下，办公厅以学习贯彻科学发展观为主线，以喜迎建国六十华诞为契机，紧密围绕院中心工作，以服务协调为宗旨，努力完善行政服务，加强预算执行管理，为职工办实事，做好后勤保障，大力组织宣传报道，较好完成了全年各项职能工作及领导临时交办的任务。

    一、全年完成的主要任务

    （一）努力改善行政服务
    办公厅的行政服务工作目标是：逐步建立和完善“规范、协调、务实、高效”的行政服务机制。
    为了落实这一工作目标，采取的主要措施：（1）规范办文办事程序。在公文办理及运转方面，逐步完善了公文核发流程，形成了较为规范的办理流程。在原有工作基础上，进一步加强了公文流转的管理，建立了一整套收文、登记、分发、归档制度。（2）修订完善规章制度。通过深入学习实践科学发展，认真落实整改方案，办公厅承担了《中国工程院规章制度汇编》院机关部分的修订、审稿、统稿、编辑工作。对其中涉及院机关部分的15项制度进行了较系统的修改和完善；新增15项。还收录中共中央、国务院及有关部门规章制度的目录44项。目前院机关规章制度“汇编”已基本定稿，少量交叉部分正在沟通协商中。（3）从细微之处着手，强化服务意识。通过建立办事人员、处长、厅领导三级把关制度，通过强化服务意识，增强责任心，确保“三不误”，即：不耽误，不延误，不失误。
    在有力措施的保障下，办公厅在行政服务方面主要完成了以下工作：
    1.重大活动保障：重大接待活动。接待吴邦国、贾庆林、李克强等党和国家领导人10余次来我院检查指导工作。国庆60周年系列活动。组织院士国庆观礼，承担“共和国60周年辉煌成就展”科技方面布展等有关工作，组织机关职工参观等其他重大活动保障。
    2.重要会务服务：两次院士增选大会行政后勤保障工作。其间，各种预知活动和突发性活动交织，又遇天气突变，会务协调难度大大增加，但仍顺利完成。承办主席团会、院常务会、院长办公会、机关办公会等院级重要会议共40次。另外，全年共联系安排院领导出席国务院会议、“十二五”规划工作会议及各部委组织的有关论坛、讲座、报告会等达300余次。
    3.日常公文流转：包括收文、发文、管理印章使用、收发机要交换文件等具体工作。全年共收到中央文件209件、国务院文件69件、省部委文件1180件。全年共收发机要交换文件达3159件。共办理各种文件签报传阅3200余次。共办理院发文、函及党组发文183件。其中，核文170件、复函20件、厅发文106件。按照印章管理规定，办理院章、党组章、厅章的审批、登记、使用近4000次。全年未发生一起文件丢失、损毁事件。办公厅还获得了“国家机关机要文件优秀交换集体和优秀交换员”通报表彰。
    4.领导服务与秘书工作：为了进一步做好院领导服务与秘书工作，办公厅加大了对院领导交办的重大事项和重要批示的督查督办力度，及时反馈有关信息，保证了院领导批示的贯彻落实。2009年，办公厅向中央上报专报5份；编制周工作安排50余期；整理或起草院领导重要会议的讲话和致辞达30余次；为院领导起草贺信等达20余次；协助安排落实院领导外出活动。同时，办公厅还负责院机关日常值班，并保证值班室有关管理工作全年无差错。
    5.保密工作：在院保密委员会的领导下，保密办协助院保密委，认真做好各项保密日常工作，包括组织新形势下的保密教育与培训，开展保密检查，保密制度建设，加强保密基础设施建设，签订保密责任书等。同时，还协助其他部门完成了院士增选和咨询研究工作中的保密工作。
    6.信访工作：随着我院信访工作的形势变化，办公厅结合我院实际情况，探索建立了实用有效的接访机制，有效化解了信访矛盾。对行为过激、矛盾隐患大的信访人，采取了平和会谈和依靠公安机关协调化解矛盾的方式。在日常工作中，全年接待群众来信来访168件次，另外，因2009年是院士增选年，共收到针对候选人的投诉来信224封，办公厅信访办公室在规定时间内配合完成了相关来信来访的调查核实工作。
    （二）强化预算执行管理
    在预算执行管理方面的工作目标是：积极探索建立“责权明晰、快捷有效”的预算管理体系。
    为了落实这一目标，采取的主要措施：（1）调查研究存在的问题；（2）清理历史旧账；（3）加强与领导、部门之间的沟通；（4）协助细化项目任务，明确责任。?
    在以上措施的保障下，办公厅按照要求完成了中国工程院2008年决算；2009年预算执行的会计核算（包括国库支付、院士津贴发放、个人所得税缴纳、住房公积金缴存、统计等工作）；编制2010年预算，协助其他部门完成自2001年已来近8年的咨询项目经费的清理。同时，还按照中纪委等部委的要求，组织开展“小金库”的清理工作。2009年，审计进驻我院，办公厅还积极配合审计工作。
    （三）为职工办实事，做好后勤保障
    在后勤服务方面，我们的指导思想是“真心实意做好服务，真抓实干抓好落实，规范程序阳光操作。”在这一思想的指导下，我们在2009年完成了如下主要工作：
    1.办好职工食堂。与物业公司多次沟通，对饭菜质量、食品卫生等提出具体要求，并加强监管，现在大家对食堂比较满意。年终考核机关全体人员给出了95.6分。
    2.解决住房补贴遗留问题。在院领导和机关领导的指导下，经核算、公示、审核等程序，纠正了过去住房补贴中存在的问题，解决了拖延多年的职工住房补贴遗留问题。
    3.解决了拖延9年的金家村房产证问题。金家村的15户职工已于2009年2月拿到了房产证。
    4.办理鲁谷十套经济适用房入住手续等。2009年10月,我院的10位职工顺利地拿到了新房钥匙，在国管局系统中，工程院是最早办理好相关手续的单位，这也是在办公厅工作人员多次与国管局、瑞达公司等协调、沟通后才实现的结果。
    5.为职工出行提供方便。修建自行车棚，完善地下车库。
    6.办理了综合楼土地证所要求的全部手续。2010年1月已领到综合楼土地证。
    7.完成综合楼功能完善的相关工作。按照院领导和院士的要求，我们组织了对现办公楼进行功能完善的工作。如组织协调大楼功能完善项目的设计及施工；组织改造316、218等会议室（节能、通风等），使会议室的环境得到了改善。
    8.绿化、美化环境。对室外绿植进行了补种和养护，对大楼室内外公共区域进行绿化和美化，为机关营造了良好的工作环境。在我们的努力下，工程院被评为北京市绿化美化花园式单位，全北京市仅有5家单位获此殊荣。
    9.加强物业管理，提高服务质量。按照“物业服务社会化，监督管理规范化”的工作思路，通过规范的招标程序，调整了物业公司，并根据标书、合同、制度、实绩考核、服务双联单等，加强对物业公司的管理。同时，重点抓好国宏与大唐两个物业公司的团结协作和提高会议、设备、保洁、安保等方面的服务质量问题。
    （四）大力组织宣传报道
    在组织宣传报道方面，我们的指导思想是：以扩大工程院影响力为目标，以庆祝建国60周年为主题，以真诚服务为宗旨，围绕中心任务组织宣传报道，把握正确舆论导向。
    根据这一指导思想，我们开展了以下主要工作：
    1.庆祝建国60周年系列宣传工作。为展示中国工程科技伟大成就，承办了“中国工程科技60年成就座谈会”。参与了建国60周年成就展相关工作，工程院分属的科教单元成员组被评为优秀展区,这也是工程院的荣誉。参与编写大型文献著作《中国科技60年》中涉及到中国工程院成立、院士制度与部分院士贡献等方面内容的起草、修订工作。
    2.相关会议的主办和联办。两会期间，组织我院与中国工业报联合召开了“应对经济下滑部分重点企业促发展保增长座谈会”。成功申请主办了两次香山科学会议。
    3.组织相关新闻媒体就我院重要事件、重大活动、重点工作等进行宣传报道，妥善处理新闻突发事件。
    4.日常摄影保障。全年为院领导活动或院机关重要会议摄影100余次，共拍摄各类型照片7000余张，并负责安排院领导、相关院士的采访报道等工作。
    5.配合建设学习型机关，做好图书资料室及其他相关工作。完成了图书、期刊的采购任务，数据编目加工等，院图书馆馆藏不断丰富。根据工作需要，为职工办理了图书大厦购书卡、中国知识基础设施的数据阅读卡等。
    6.与新华社、人民日报、中央人民广播电台、光明日报、中央电视台、科技日报等主流媒体建立了良好的合作关系。中央电视台新闻播出达到数十条。《光明日报》全年报道我院重大活动重点工作达到25篇次，《科技日报》42篇，《科学时报》报道56篇。
    （五）协助组织书画社工作
    为庆祝新中国六十华诞，组织了“建国60周年——‘歌颂祖国’院士与书画家作品联展暨笔会”。在2008年“绍兴笔会”的基础上，搜集、整理、编辑、出版了中国工程院院士书画社《兰亭雅集》一书。协助书画社组织开展我院院徽设计征集活动（经两轮评审，现已确定3个方案并正在进行深化设计）。通过院地合作、与平面媒体合作等多种形式，扩大院士书画作品的影响力。例如，与《中国科技奖励》、《科学时报》等刊物合作，多次以专版形式刊登院士的书画作品。并先后与浙江杭州吴山书画院、重庆市科委、河南省科协合作，在杭州市、重庆市、河南省举办了“院士书画作品展”，在当地产生了较大影响。
    （六）加强多方沟通
    2009年，办公厅加大了与其他单位的沟通力度，对外，比较注意加强与中办、国办、财政部、国管局、保密局、科技部、中科院等对口部委的沟通联系，在交往中以诚相待，热情实在，该做的事做实，能办的事快办，有困难的事坦诚地说。从而与这些部委的对口单位建立了良好的关系，帮助我院解决了一些实际困难或问题。对内，办公厅还注意加强与院里各司局的沟通协商，以得到相互的支持与帮助，构建一个和谐的机关氛围。

    二、办公厅的工作特点

    （一）团结协作的团队
    经过上半年的机构调整，办公厅由邬贺铨副院长分管，由董庆九、谢冰玉、易建组成厅领导班子。在邬院长的有力领导和直接指导下，协调力度大大加强，一些棘手问题得到了及时、正确的决策。在白玉良、石立英两位副秘书长的支持帮助下，解决了工作中的困难和问题。在咨询项目经费管理、院士增选会组织、职工住房及住房补贴、办理土地证等工作中，都得到了各级领导的大力支持。同时，厅班子坚持厅务会制度，大事集体研究、有问题说在当面。各处室团结协作，相互补台，较好地完成了各项工作任务。
    （二）爱岗敬业、乐于奉献的精神
    关于“爱岗敬业”，我们的体会是：办公厅的工作很忙、很累，经常需要加班加点，但是办公厅同志在工作中任劳任怨，原因之一是我们珍爱自己的工作，如果把这种精神提炼成几个词，可以用“无我”、“忘我”和“有我”来概括。
    1.无我。指在上情下达和下情上达时，要原原本本地传达领导的指示和要求，要原原本本地反映群众的意见，不得掺杂自己的私利。
    2.忘我。就是要提倡先人后己的奉献精神。这两个字说来简单，但在实践中，特别是需要牺牲个人利益时，这种精神往往很难得、也很感人。比如在今年发放住房补贴时，因方案调整，原预算经费不够，一次性发放全部住房补贴有困难，面对这种情况，行政后勤处主动提出，先发放其他部门职工，后发本处室职工的住房补贴。在机关机构调整需要宣传处配合调换办公室时，宣传处也不讲条件、不计得失，很快地从南面大房间调换至北面小房间。
    3.有我。在为院士、院领导、院机关服务的过程中，“有我”周到细致的服务；办公厅工作的政策性、原则性较强，在工作中不仅需要奉献精神，还需要懂政策、守法规、讲原则，也就是说除了“无我”、“忘我”之外，还要“有我”。
    （三）自画像
    在今年办公厅的内部总结会上，有职工用非常形象的句子勾勒出办公厅人的自画像：
    武大郎的个子，八哥的嘴，弥勒佛的肚子，千里马的腿。
    这幅自画像是有一定内涵的。“武大郎的个子”，指“低姿态”。办公厅在待人接物时，无论对内对外，都要保持谦虚的态度，放低心态，不能颐指气使。“八哥的嘴”，指善于与人沟通的表达能力。同时还要掌握好说话的分寸和尺度，该说的说，不该说的不说，让沟通变成一种良好的工作技巧。“弥勒佛的肚子”，指“有容乃大”宽宏大量。在工作过程中，办公厅的工作人员有时会面对一些误解，在对外办事时甚至还会“受气”，这时，我们要求自己有宽广的胸怀，海涵雅量，能承委曲，用真诚消融误解，以理解化解矛盾。“千里马的腿”，指腿勤、快跑。办公厅的工作特点之一是急事多，这就需要工作人员反应迅速，处置及时有效。

    三、需重点解决的问题

    2010年在围绕院中心任务，做好日常工作的基础上，办公厅需要重点解决以下四个方面的问题：
    （一）加强学习，提高素质；
      (二）进一步加强多方沟通联系；
    （三）开展资产清查，加强资产管理；
    （四）努力改进财务管理。